Pomodoro là gì? Phương pháp quản trị thời gian tăng hiệu suất

Có lẽ sẽ có nhiều người thắc mắc về thuật ngữ Pomodoro bởi trong một cái thời đại mà mỗi một con người ta có quá nhiều việc cần phải làm, cùng với đó là nhiều áp lực đè nặng lên tâm trí của mỗi con người, nhưng quỹ thời gian tròn một ngày chỉ có 24 giờ.

Như vậy để tập trung vào một công việc đang làm với tần suất cao thì phải như thế nào để có thể đạt được hiệu quả công việc tốt và luôn duy trì ở mức độ cao… vậy nên người ta đã sử dụng Pomodoro. Vậy Pomodoro là gì? 

Pomodoro là gì?

Pomodoro là gì? Pomodoro theo tên tiếng anh đầy đủ của nó là Pomodoro Technique. Đây là một phương pháp dùng để quản trị thời gian nâng cấp tối đa được một sự tập trung nhất định trong công việc và nó được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO và Pomodoro được cho là của 1 công ty phần mềm người Ý vào những năm 1980.

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.

Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

Và ở trong tiếng Ý thì Pomodoro có nghĩa là cà chua, nguyên nhân tạo ra phần mềm này là do Francesco Cirillo ông đã sử dụng một chiếc đồng hồ có hình quả cà chua để theo dõi thời gian của mình khi sáng tạo ra phương pháp này.

Trên một thực tế thì hầu như tất cả mọi người đề làm việc kém hiệu quả vì mất đi sự tập trung của bản thân. Theo một nghiên cứu thì khi chúng ta đang rất tập trung để làm một điều gì đó mà có một việc khác xem vào (ví dụ: Đang tập trung viết content mà lại đi nghe điên thoại) thì cần ít nhất phải 15 phút để lấy lại được sự tập trung ban đầu cho công việc.

Tại sao nên dùng Pomodoro

Nếu bạn muốn nâng cao hiệu suất làm việc của mình, hay cảm thấy mình đã dành rất nhiều thời gian vào công việc mà hiệu quả chưa cao thì bạn nên áp dụng Pomodoro. Dưới đây là 8 lý do bạn nên dùng Pomodoro để quản lý quỹ thời gian của mình:

1. Pomodoro sẽ giúp chúng ta loại bỏ cảm giác mệt mỏi
2. Giúp cho chúng ta tăng cường thêm sự tập trung và quản lý được tốt được sự xao nhãnh trong công việc của mình
3. Nâng cao hơn được sự nhận thức đối với các quyết định của chính bản thân bạn
4. Động lực làm việc luôn được tăng cao và Pomodoro nó sẽ giúp bạn duy trì được nguồn động lực đó
5. Pomodoro sẽ củng cố thêm cho bạn quyết tâm để thực hiện công việc và mục đích mà bạn đề ra lúc đầu
6. Ước lượng được sự thông minh và chính xác trong thời gian bạn cần dùng để hoành thành xuất sắc được công việc đã đề ra
7. Hoàn thành các công việc tất hơn
8. Pomodoro còn giúp bạn cần bằng và ổn định cuộc sống

Áp dụng phương pháp Pomodoro như thế nào?

Pomodoro là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.

5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro như sau:

1. Quyết định công việc sẽ làm.
2. Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro. Theo truyền thống, 1 Pomodoro = 25 phút (Đôi khi, bạn sẽ nghe nói đến Pomodori – Pomodori là số nhiều của Pomodoro)
3. Tập trung làm 1 việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
4. Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro.
5. Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút.

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro?

• Trong một pomodoro nhất định nào đó thì quy trình của nó sẽ vào khoảng 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút, còn nếu như với một lý do nào đó, bạn buộc phải bắt buộc gián đoạn công việc mình đang làm thì pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, sẽ không có kiểu 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
• Trong thời gian đã quy định thì chỉ nên làm một công việc duy nhất với 100%  thời gian đã định ra ban đầu
• Nếu công việc của bạn xong trước khi Pomodoro đã định ra, thì bạn nên dùng thời gian còn lại để kiểm tra công việc, tối ưu hóa các công việc cho đến hết Pomodoro đã được định ra lúc đầu
• Trong khoảng thời gian nghỉ ngơi từ 5 phút đến 10 phút, thì bạn nên có một sự nghỉ ngơi nghiêm túc. Hãy nhắm dôi mắt, thư gián, nghe nhạc, uống nước, thiền, sắp sếp lại khu vực làm việc, đi loanh quanh trong phòng và những công việc làm nhỏ không tên khác và không yêu cầu đến sự tư duy nhiều. Khi mà nghỉ ngơi thì tuyệt đói tránh những thứ có liên quan đến internet, facebook, mạng xã hội…vì đây là những vấn đề sẽ gây kích thích cho sự hung phấn của bạn, nhưng bản chất của nó vẫn làm cho bộ não bạn mệt mỏi.

Đối tượng nào thì phù hợp với Pomodoro?

Phương pháp Pomodoro quả cà chua này phù hợp với những người như:

Dân văn phòng: Bạn đang cảm thấy quỹ thời gian của mình khá dài nhưng làm việc không hiệu quả. Hãy chia nhỏ quỹ thời gian của mình để tập trung làm từng việc khi đã xong hãy chuyển qua làm việc khá. Khi đó bạn sẽ thấy một ngày làm việc của mình hiệu quả và năng suất hơn.

Nhà văn: Tạo ra động lực cho bản thân họ khi viết văn, giới hạn được sự xao nhãng trong việc sáng tác văn chương của họ, theo dõi được thời gian mà họ tiêu tốn ttrong quá trình soạn thảo, quá trình sáng tác văn chương. Giảm cho họ không bị đau cổ, đau lưng bằng việc họ sẽ đi lại, di chuyển nhẹ nhàng trong thời gian mà nhà văn nghỉ ngơi.

Lập trình viên: Những người làm lập trình viên khi áp dụng Pomodoro thì sẽ hạn chế cho họ việc gửi gmail trong một hoặc 2 Pomodoro  trong mỗi một ngày để dành thời gian thực sự cho lập trình. Họ sẽ chia nhỏ được ra các nhiệm vụ lớn mà họ phải làm, xác định lại các nhiệm vụ cụ thể cần phải nhoàn thành trong quỹ thời gian ấy, dành ra được thời gian cho việc phát triển và tái cấu trúc mã nguồn, giảm đi được phần nào số lượng code xấu.

Các bậc phụ huynh: Áp dụng kỹ thuật Pomodoro vào để dạy con cái. Ví dụ như: Dọn dẹp đồ chơi mà mình đã bày ra trong quãng thời gian Pomodoro. Bạn hãy thưởng thêm cho con trẻ các quãng thời gian giải lao giữa các Pomodoro để giải tỏa được năng lượng, khả văn vận động của trẻ.

Sinh viên: Khi áp dụng phương pháp kĩ thuật Pomodoro thì sinh viên sẽ tăng được tốc độ học và đọc bài, theo dõi tốt các hệ thống bài tập, viết bài tốt, và chia nhỏ các nhiệm vụ học tập lớn ra như việc chia nhỏ việc hoàn thành bản báo cáo thực tập tốt nghiệp…

Tuy nhiên thì cũng không thể nói rằng kỹ thuật Pomodoro không thể không được sử dụng bởi những người làm trong nhiều lĩnh vực khác. Bất cứ một ai cũng có thể dùng phương pháp kĩ thuật Pomodoro khi đang có hiện tượng “bội thực” hay là đang rất rất nhiều việc đang chờ mình giải quyết xong và cảm thấy thật bực bội, bất lực trước hàng tá mớ hỗn độn công việc như vậy, không thể tập trung dù đã cố gắng và chỉ trong khoảng thời gian ngắn. Vậy thì hãy áp dụng phương pháp quả cà chua này, bạn sẽ thấy hiệu quả công việc của mình rõ rệt.

Nếu quá trình Pomodoro bị làm phiền thì sao?

Chắc hẳn khi có những vấn đề gây phiền nhiễu trong lúc đang thực hiện phương pháp kĩ thuật Pomodoro thì thật là phiền phức và không thể tránh khỏi. Và đôi khi thì nó cần bản thân bạn phải chú ý và xử lý ngay lập tức, còn nếu như thường xuyên gặp phải các vấn đề bị phiền nhiễu trong quá trình Pomodoro thì có lẽ bạn phải nên xem lại kế hoạch làm việc của mình.

Cirillo đã có một đề xuất rằng ra chiến lược inform, negotiate, schedule and call back để có thể xử lý được triệt để vấn đề tương tự như thế này.

• Inform: Hãy thẳng thắn thông báo cho đồng nghiệp của mình nếu như họ đã làm bạn xao nhãng trong lúc làm việc
• Negotiate: Hãy ngồi lại và thương lượng cùng với đồng nghiệp của mình về quãng thời gian mà bạn sẽ dành ra để xủa lý, giải quyết những vấn đề mà họ đưa ra. Ví dụ như chỉ cần một câu nói: Anh có thể vui long chờ tôi khoảng 15 phút nữa được không?
• Schedule: Ngay lúc đó hãy cho mình ngay kế hoạch follow-up.
• Call back: Quay sang với vấn đề của đồng nghiệp khi mà bạn đã hoàn thành công việc của mình và đã trong tư thế sẵn sàng để xửa lý công việc kia.

Phần mềm Pomodoro trên điện thoại và máy tính

Ngày nay có rất nhiều ứng dụng được xây dựng dựa để hỗ trợ thực hiện phương pháp Pomodoro. Bài này TrungThanh.Net muốn chia sẻ đến các bạn một vài gợi ý. Đồng thời đưa ra cảm nhận của mình sau khi sử dụng ứng dụng và đầu tư hẳn một em đồng hồ quả cà chua nhé.

Focus to do – Pomodoro Timer & To Do List

Theo cảm nhận của mình thì nó cực tiện lợi và dễ sử dụng. Điểm mình thích ở Focus to do là nó có mục ‘Add a Task’ – To do List để các bạn lên kế hoạch. Mình có thói quen lên danh sách công việc cho mỗi ngày, theo thứ tự cấp bách, quan trọng giảm dần. Việc của mình sau đó là lựa chọn nhiệm vụ và mình ấn ‘Start’ cho đồng hồ chạy và tập trung làm việc thôi. Cứ hết một chu kì – 25 phút và thời gian nghỉ ngơi thì ứng dụng sẽ thông báo. Tất nhiên sau khi kết thúc các bạn nhớ bấm lại cho đồng hồ chạy nhé.:)

Bạn có thể điều chỉnh tùy biến ứng dụng: khoảng thời gian theo ý thích, âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc…Và ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống phân tích, đánh giá hiệu quả công việc để tạo động lực cố gắng cho bạn. Focus to do hổ trợ trên nhiều nền tảng: máy tính, điện thoại, iPad… đều được nhé.

 Brain Focus Productivity Timer

Cách thức hoạt động của Brain Focus tương tự như Focus to do. Nhưng với Brain Focus các bạn sẽ không có phiên bản cài đặt trên laptop hay nền tảng web. Ứng dụng này chỉ có thể cài đặt trên Smartphone Adroid hoặc iOs thôi nhé. Điểm mình thích ở ứng dụng này là phân tích hiệu quả công việc và chu kì Pomodoro cực cụ thể. Nó phân tích theo từng tuần, từng tháng qua đó các bạn có thể so sánh để nâng cao năng suất học tập, làm việc của mình.

Pomodoro Timer Lite

Theo mình đánh giá thì Pomodoro Timer rất dễ sử dụng. Nếu bạn chỉ cần một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro thôi thì đây là lựa chọn cho bạn bởi thiết kế của Pomodoro Timer rất tối giản không gây phân tâm và không chứa quảng cáo. Và tất nhiên các bạn có thể tùy chỉnh thời gian nghỉ ngắn dài trên ứng dụng này. Việc của bạn là chỉ cần điền tên công việc cần xử lý và nhần chọn ‘Khởi động Pomodoro’ để bắt đầu.

Pomodoro Smart Timer

Cũng gần giống với Pomodoro Timer Lite ứng dụng này cũng thiết kế đơn giản và bám sát thực tế, không phô trương và màu mè giúp mang lại cho bạn trải nghiệm mượt mà, không bị rối hay làm cho thiết bị thêm nặng nề. Nếu bạn chỉ cần một đồng đồ báo thời gian giúp bạn học tập, rèn luyện và làm việc thì Pomodoro Smart Timer chính là ứng dụng dành cho các bạn.

Đây là ứng dụng được viết bởi người Việt, hoàn toàn Free và được rất nhiều người đánh giá tốt trên CH Play.

Tomato-timer

Nếu bạn không thích cài đặt ứng dụng trên điện thoại hay latop mà chỉ thích sử dụng đồng hồ Pomodoro trên nền tảng Web thì Tomato-timer dành cho bạn. Giao diện thiết kế cực đơn giản, không quảng cáo. Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start. Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình 5 phút nghỉ giải lao. Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng và bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.

Ngoài ra với những ai hoạt động trên nền tảng PC thì Tomighty, Powerpom Pomodoro chính là sự lựa chọn hoàn hảo hay Focus Timer (iOS) rất lý tưởng cho iPhone, iPad và còn rất rất nhiều ứng dụng khác nữa. Đây là những ứng dụng mình đã xài qua cũng như nhận được phản hồi tốt của nhiều người. Các bạn hãy cài đặt, trải nghiệm để tìm ra ứng dụng mình thấy yêu thích nhất nhé.

Đánh giá chung về App Pomodoro mobile

Sử dụng Apps cho Pomodoro được xem là một cách làm khá nhanh chóng, dễ thực hiện và hoàn toàn miễn phí. Bạn chỉ cần tải về, cài đặt và sử dụng mà không cần chi trả bất kỳ khoản phí nào.

Là dân văn phòng và thường xuyên làm việc trên máy tính, điện thoại nên với mình sử dụng app là một cách làm tiện lợi, chỉ cần tải về và bật lên là có ngay đồng hồ Pomodoro cực xịn. Các ứng dụng Pomodoro hiện nay cũng được phát triển trên hầu hết các nền tảng điện tử đáp ứng nhu cầu của người dùng nên bạn tha hồ lựa chọn. Ngoài ra, các ứng dụng còn kèm theo nhiều chức năng bổ sung, cho phép chúng ta lựa chọn tùy chỉnh sử dụng.

Trên đời này chẳng có điều gì đạt điểm 10 tuyệt đối cả, và việc sử dụng Apps cho phương pháp Pomodoro cũng không ngoại lệ.

Ưu điểm:

• Dễ dàng tải xuống và sử dụng
• Hoàn toàn miễn phí
• Tiện lợi, nhất là đối với dân văn phòng, công nghệ
• Đếm giờ chính xác, không hỏng hóc
• Đa biến, nhiều tùy chỉnh cho quá trình sử dụng

Nhược điểm:

• Bạn cần sở hữu một thiết bị điện tử mới có thể sử dụng
• Dễ bị phân tâm, xao nhãng vào màn hình thiết bị điện tử trong quá trình làm việc.

Đồng hồ vật lý – Đồng hồ cà chua

Bên cạnh các ứng dụng thì việc sử dụng đồng hồ vật lý được xem là một phương pháp chính thống để tiếp cận Pomodoro. Trong đó, đồng hồ cà chua được biết đến như linh hồn mỗi khi nhắc đến Pomodoro. Vì thế hầu hết những tín đồ của Pomodoro ai cũng sở hữu  một chiếc đồng hồ cà chua cho riêng mình. (Cả mình nhé.:D)

Đồng hồ cà chua rất dễ tìm thấy tại các cửa hàng hiện nay. Với mình đồng hồ này cực dễ thương với màu đỏ tươi của quả cà chua ăn được nên rất sinh động, bắt mắt. Do đó ngoài chức năng đặt giờ thì chiếc đồng hồ cà chua còn có thể sử dụng như một món đồ chơi hay vật trang trí.

Ưu điểm:

• Nhỏ gọn, dễ sử dụng. Và đặc biệt có chức năng trang trí
• Đồng hồ cà chua được đánh giá cao về hiệu quả mang lại, không gây tác dụng phụ khi sử dụng trong thời gian dài và không gây xao lãng như ứng dụng trên điện thoại
• Dễ tìm, dễ mua, có ngay tại các cửa hàng hoặc mua trực tuyến

Nhược điểm:

• Tốn kém chi phí, tuy nhiên mức chi này không quá lớn. Chỉ với 40k là bạn có thể sở hữu một đồng hồ cà chua rồi đấy.
• Và tất nhiên nó không bền như app, có thể sẽ bị hỏng nếu lỡ tay.:(
• Nếu các bạn không thích chạy ‘tích tắc’ của đồng hồ như mình thì đây là điểm trừ.
• Khá bất tiện khi phải mang theo nếu muốn ra quán café làm việc.

Nên dùng đồng hồ cà chua hay ứng dụng Pomodoro?

Từ những đánh giá trên cũng có thể thấy mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên sử dụng cách nào thì mang lại sự tối ưu nhất thì tùy vào điều kiện, địa điểm làm việc, sở thích, tính chất công việc của mỗi người.

Nếu bạn là người thường xuyên làm việc với công nghệ thì sử dụng Apps là một sự tiện lợi. Nhưng có những bạn không thích sử dụng điện thoại, laptop nhiều hay muốn sự tập trung cao độ thì đồng hồ quả cả chua lại là lựa chọn mình khuyên dùng.

Trên đây là những cảm nhận của mình, nói chung là quan điểm cá nhân. Có lẽ tùy từng người sẽ hợp với từng cái, nên đừng ngần ngại cài đặt, trải nghiệm để tìm ra một Pomodoro tối ưu nhất cho bản thân để nâng cao hiệu quả công việc nhé.

Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là phương pháp Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng .Tuy nhiên, nếu kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận được kết quả. Chúc các bạn thành công.

Nguồn: www.trungthanh.net